Die wachsende Mail-Flut nervt. Am Morgen den Briefkasten leeren ist vom spannenden Abenteuer zur lästigen Pflichtübung geworden. Und so viele sind langweilig und mühsam. Man muss zweimal lesen und nach den entscheidenden Informationen suchen, verliert Zeit und ärgert sich. Kurze, klare, leicht verständliche, ja vergnügliche Mails sind Lichtpunkte im grauen Outlook-Nebel. Ihr Mail-Stil prägt auch ihr Image. Darum hier ein paar Tipps von Ihrem Kommunikationsprofi. Wer sie beachtet, wird ein bessere E-Mailer, eine bessere E-Mailerin! Grundprinzip: Machen Sie Ihren MailpartnerInnen das Lesen und Verstehen so angenehm und zeitsparend wie möglich, ja sogar vergnüg-lich! Das hilft: Ein präziser Betreff: Er soll kurz und aussagekräftig sein. Man muss auf einen Blick sekundenschnell verstehen: Aha, darum geht es in diesem Mail! Also, beim Betreff nicht das Erste, Beste hinschreiben, was Ihnen einfällt, sondern kurz innehalten und die richtigen, präzisen ein, zwei Stichworte suchen. Locker anreden: Die «sehr geehrten Herren» sind im Internet längst verstorben. Wählen Sie etwas Frisches, das zur Adressatin und zum Moment passt: Guten Morgen! Hallo, Tschau, Mein Lieber etc. Im Zweifels-fall passt Guten Tag immer und kommt gut an. Kein «Verpackungs-Stroh»: Kommen Sie sofort zur Sache. Keine Höflichkeits-, Verlegenheits- oder Korrespondenz-Floskeln. Vergessen Sie alles, was Sie dazu im KV gelernt haben! Kurz, klar, verständlich: Machen Sie viel schneller einen Punkt als gewohnt. Es braucht nicht immer ganze Sätze. Telegramm-Stil ist oft sinnvoll. Stellen Sie sich vor, jedes Wort kostet einen Franken! Der Reihe nach: Achten Sie auf die richtige Reihenfolge. Ist der Gedankengang klar? Können die Lesenden folgen, auch wenn sie gerade ganz andere Dinge im Kopf haben? Wenn Ihnen selber die Sache nicht klar vor dem «inneren Auge» steht, wird garantiert auch das Mail schlecht und verwirrend! Extrem stark gliedern: Nach 3-4 Zeilen unbedingt einen Abschnitt machen. Aufzählungspunkte benützen. Nummerieren. Wichtiges Fett machen oder unterstreichen (Gestaltungs-Features Ihres Mailprogrammes ausnützen) Ev mit Schriftfarben spielen, aber sparsam und mit Fingerspitzengefühl. Schriftbild verbessern: Die meisten Mailprogramme haben viel zu kleine Normschriften. Machen Sie die Schrift grösser (zwei Klicks genügen meist). Attachments machen: Alles, was mehr als eine A4-Seite füllt, in ein Dokument verpacken und als Attachment beifügen. 3-4-seitige Mails sind ober-mühsam und sehen meistens lausig aus, speziell ausgedruckt. |